Вы уже выбрали свадебное агентство, которому доверите организацию вашего свадебного дня, и готовы пойти на первую встречу, но не знаете что вас на ней ждет? А уж о том, что будет дальше, остается только догадываться?
Действительно, свадьба - это событие, которое происходит один раз в жизни, и слово "опыт" по отношению к ней не применимо. Именно поэтому многие девушки не знают, как работают свадебные агентства. Процесс подготовки свадьбы для них становится чем-то загадочным и непонятным.
Между тем, неосведомленность в порядке организации свадебного мероприятия может стать серьезным препятствием в эффективной работе свадебного агентства. Создание свадьбы требует слаженной работы организатора и пары. Только при абсолютном взаимопонимании двух сторон возможно обеспечить комфортную подготовку и безупречное проведение мероприятия. Залогом этого, по нашему мнению, является прозрачность и открытость подготовки свадьбы, знание каждой из сторон своих прав и обязанностей, планирование работы.
В этой заметке мы сделаем "Шаг 3" к организации вашей свадьбы первого класса и расскажем о том, как работает свадебное агентство.
ПЕРВАЯ ВСТРЕЧА
Первая встреча - это начальный и немаловажный этап подготовки свадьбы, на котором происходит знакомство организатора и пары. От того насколько хорошим будет взаимопонимание между сторонами зависит эффективность всей дальнейшей работы по организации мероприятия.
Знакомство. На первой встрече свадебный организатор подробно расскажет вам об агентстве и оказываемых им услугах. Отнеситесь к презентации внимательно и при наличии вопросов задайте их. Профессиональный организатор предоставит всю интересующую вас информацию.
Для того, чтобы сделать предложение по созданию вашей свадьбы агентству также необходимо познакомиться с вами. Организатор узнаёт вашу историю, детали знакомства, расспрашивает о том, каким вы представляете свой свадебный день.
Будьте готовы в ходе первой встречи ответить на вопросы организатора о дате проведения свадьбы, примерном количестве гостей. Эта информация необходима для подготовки предварительного предложения.
Расскажите ваши пожелания о месте проведения свадьбы, стилистике, выездной церемонии, шоу-программе. Доверьте свадебному агентству все ваши мечты, и оно предложит варианты по их реализации.
Консультация. Что такое концепция свадьбы? Где провести выездную церемонию? Как сделать интересной программу мероприятия? По всем этим и другим вопросам свадебное агентство даст вам профессиональную консультацию.
Расспросите организатора обо всех волнующих вас мелочах и деталях по подготовке свадьбы. Квалифицированные советы агентства помогут вам понять, каким именно вы видите свой свадебный день.
ПРЕДВАРИТЕЛЬНАЯ СМЕТА
Уже в течение нескольких часов после первой встречи профессиональное свадебное агентство проанализирует ваши пожелания и направит вам свое предложение в виде предварительной сметы.
Предварительная смета - это таблица, содержащая примерное распределение бюджета свадьбы по позициям свадебных услуг, выбранных в соответствии с вашими пожеланиями.
Правильное распределение бюджета свадьбы и оптимизация расходов также является одной их важнейших функций свадебного организатора.
Профессиональное свадебное агентство ведет свою финансовую политику честно и прозрачно, не занимается перепродажей других услуг и намеренным завышением стоимости, а оплата услуг свадебного агентства составляет не более 10% от общего бюджета торжества.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ДОГОВОРА
После того, как вы познакомились со свадебным организатором, рассмотрели предварительную смету, и убедились, что именно это агентство вам подходит, необходимо заключить договор оказания услуг.
До настоящего времени существуют свадебные агентства, работающие вне правового поля. Между тем, профессиональное свадебное агентство предложит вам оформить взаимоотношения юридически и представит гарантии защищенности ваших прав и интересов.
Договор оказания услуг по организации свадьбы - это соглашение между свадебным агентством и вами, содержащее права и обязанности каждой из сторон, регламентирующее сроки и порядок подготовки и проведения вашей свадьбы. Неотъемлемой частью договора является смета, в которой закрепляется перечень свадебных услуг.
Ознакомьтесь с договором, обратив особое внимание на порядок определения общей стоимости свадьбы и вознаграждения агентства, а также порядок оплаты.
Заключение договора означает, что между вами и свадебным агентством достигнуто согласие по всем существенным вопросам организации свадьбы и оно готово приступить к исполнению возложенных договором обязательств.
ПОДГОТОВКА К СВАДЬБЕ
Разработка концепции и стиля свадьбы. Подготовка вашей свадьбы начнется с разработки агентством концепции - центральной идеи мероприятия. На основании ваших пожеланий и с учетом трендов свадебной индустрии организатор предложит вам несколько вариантов концепции и стиля свадьбы.
Решение данных вопросов имеет ключевое значение, поскольку ответы на них послужат основой для всей дальнейшей работы по организации свадьбы. Создание безупречного мероприятия требует гармонии и соответствия образа жениха и невесты, сценария торжества и места поведения выбранным концепции и стилю.
Выбор места проведения мероприятия. Профессиональный свадебный организатор предложит вам лучшие варианты места проведения свадьбы, соответствующие выбранной концепции и сценарию свадебного дня. После отбора соответствующих всем условиям площадок, организатор с командой декораторов выезжает на место для встречи с администратором, проведения замеров и уточнения деталей. По вашему желанию организатор может осуществить выезд на место проведения свадьбы вместе с вами, чтобы наглядно продемонстрировать какое зонирование площадки будет оптимально для вашего торжества. Также в функции свадебного агентства входит бронирование всех площадок, необходимых для реализации сценария свадебного дня, начиная с утра невесты и заканчивая свадебным ужином, а также помощь в составлении меню, в соответствии с вашими вкусовыми предпочтениями.
Выбор свадебных профессионалов. Свадебное агентство подберет для вас лучших свадебных профессионалов. Вам не придется ходить на огромное количество встреч, вам достаточно сделать выбор из лучших специалистов свадебной индустрии, подобранных агентством специально для вас. Профессиональные свадебные агентства ценят свое и ваше время, поэтому для вас будет составлен график встреч со всеми необходимыми свадебными специалистами. Это может быть как один "большой день" встреч, в который вы встретитесь с предложенными вам фотографами, видеооператорами и ведущими, или проведение встреч в несколько дней, в соответствии с вашим рабочим графиком. Необходимо отметить, что бронирование каждого свадебного специалиста происходит только после оговоренной предоплаты, - не переживайте, если агентство попросит вас внести задатки, они идут в счет оплаты услуг.
Разработка дизайн-проекта. После разработки концепции, выбора стилистики и места проведения торжества, свадебный организатор составляет техническое задание для декораторов и флористов, которые подготавливают дизайн-проект мероприятия, примеры приглашений и подбирают для них тексты. Этот этап подготовки к свадьбе является самым интересным и захватывающим для невесты, ведь именно в дизайн-проекте свадьбе оживают, и приобретают очертания все ваши желания и мечты. Именно дизайн-проект поможет вам увидеть, как будет выглядеть ваша свадьба. В соответствии с ним рассчитывается и утверждается смета по декорированию мероприятия, прорисовываются эскизы, изготавливаются приглашения, подбирается образ пары и стилистика торта. Для каждой пары в агентстве заводится специальная папка, в которой хранятся все картинки "inspiration" (для вдохновения), эскизы основных локаций мероприятия, примеры полиграфии и другие детали, необходимые для визуализации полной картины свадебного дня.
После утверждения дизайн-проекта свадьбы дальнейшее количество встреч может варьироваться в соответствие с вашим рабочим графиком и необходимостью. Декораторы и флористы приступают к реализации эскизов, подбирают необходимые материалы, элементы декора и цветы, создают технические конструкции. С ведущим мероприятия прорабатывается сценарий и утверждается шоу-программа вечера, выбирается торт, решаются вопросы по транспортировке гостей, создается пробный образ невесты, утверждаются визажист и стилист, ставится первый свадебный танец, подбирается музыкальное сопровождение.
В обязанности свадебного агентства входит контроль работы всех специалистов в ходе подготовки к свадьбе, способствование их слаженной работе, составление для них тайминг-планов и технических заданий. Для вас же этот период пройдет легко и радостно, в приятных заботах и наслаждении чудесным временем помолвки, которое уже никогда не повториться.
За несколько дней до свадьбы с парой окончательно утверждаются последние моменты: количество гостей, меню в ресторане, необходимые для отлаженной работы адреса и контактные телефоны участников мероприятия. Составляется личный тайминг-план для невесты, в котором указывается вся хронология свадебного дня с момента приезда к ней первого специалиста и до приезда пары на площадку, где рядом все время будет присутствовать координатор. Производится окончательная оплата услуг.
И так шаг за шагом сотрудничество со свадебным агентством приближает вас к результату, превосходящему все ваши ожидания, - свадебному дню.
